Quanto costa un progetto AI: da che cosa dipende

Perché è difficile avere una risposta

Secondo l’Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano, circa un’azienda su tre fa fatica a stimare in anticipo il rapporto tra costi e benefici di un progetto AI. E il 76% delle PMI italiane, dice l’Osservatorio sull’innovazione digitale nelle PMI, non ha investito né prevede di investire in intelligenza artificiale (IA). Le due cose sono collegate: senza un’idea del costo non si parte.

I numeri dell’ISTAT raccontano lo stesso scarto: nel 2025 usa l’AI il 16,4% delle imprese italiane con almeno dieci addetti, il doppio dell’anno prima, ma si passa dal 15,7% delle PMI al 53,1% delle grandi.

Questa guida non dà una cifra, e non per prudenza commerciale: due progetti che sembrano uguali possono costare cifre molto diverse, e il motivo sta quasi sempre nei sistemi da collegare e nei dati di partenza. Mette in fila le voci di costo, che cosa le muove e come leggere un preventivo. La cifra arriva dopo, sul processo vero.

Le tre voci di costo

1. Il progetto iniziale: analisi, sviluppo, integrazione con i sistemi, prove, formazione di chi lo userà. Si paga una volta.
2. Il consumo dei modelli: ogni richiesta a un modello linguistico si paga in base al testo letto e scritto. Si paga a utilizzo.
3. Manutenzione ed evoluzione: i processi cambiano, i sistemi si aggiornano, i modelli vengono sostituiti da versioni nuove. Si paga nel tempo.

Le tre voci hanno pesi diversi. Per un processo d’ufficio di una PMI, di norma, il progetto iniziale è la voce più grande, il consumo dei modelli la più piccola, e la manutenzione quella che si dimentica di chiedere.

Che cosa fa salire e scendere il costo del progetto

• Le integrazioni. È la voce che pesa di più. Leggere e scrivere nel gestionale, nel CRM, nella posta, nel documentale: più il sistema è chiuso, più costa. Un servizio in cloud con API documentate si collega in fretta; un gestionale che non espone nulla richiede lavoro su misura; un sistema installato in azienda anni fa, senza documentazione, è la voce più variabile di tutte.
• I dati di partenza. Dati ordinati e accessibili abbassano il costo; dati sparsi, duplicati o solo su carta lo alzano. Ne parliamo in dati e integrazioni.
• Quante cose si fanno insieme. Un processo alla volta costa meno, e il secondo progetto riusa ciò che ha costruito il primo: collegamenti, permessi, registro.
• Il controllo richiesto. Permessi per ruolo, conferme prima di scrivere, registro delle azioni: servono, e sono lavoro.
• La complessità del compito. Un assistente che risponde sui documenti è più semplice di un agente che fa più passaggi dentro il gestionale; un flusso lineare è più semplice di un sistema con più agenti.
• Chi è coinvolto in azienda. Una persona di riferimento disponibile accorcia i tempi più di qualunque tecnologia.

Come si paga il consumo dei modelli

I modelli linguistici si pagano a token, cioè a frammenti di testo: una pagina di testo vale all’incirca mille token. Si paga sia il testo che il modello legge sia quello che scrive, e i fornitori pubblicano i listini per milione di token, diversi per taglia di modello: i modelli piccoli costano una frazione di quelli grandi.

Da che cosa dipende il conto, in ordine di peso:

• quante richieste al mese fa l’azienda;
• quanto testo porta ogni richiesta: un assistente sui documenti manda al modello la domanda, le istruzioni e i passaggi recuperati dai documenti; un agente che lavora nel gestionale fa più passaggi per ogni compito, e ogni passaggio si paga;
• quale modello: usare il modello più piccolo che fa bene il lavoro è la leva più semplice;
• quanto si riusa: le parti ripetute delle richieste, come le istruzioni, costano meno se il fornitore le tiene in memoria, e i lavori non urgenti si possono rimandare alle fasce a prezzo ridotto.

In sintesi: per i compiti d’ufficio di una PMI il consumo dei modelli è di norma la voce più piccola. Va comunque stimato prima, con le ipotesi di volume scritte nel preventivo, e verificato nel pilota: è lì che la stima diventa una misura.

L’alternativa è far girare un modello su una macchina dell’azienda, senza pagare a consumo: si paga la macchina, l’energia e chi la mantiene, e il costo non dipende dall’uso. La scelta si fa sulla riservatezza e sul volume di lavoro: ne parliamo nella guida AI in cloud o in locale.

Che cosa comprende la manutenzione

Un sistema AI non è un acquisto che si dimentica. Cambiano i processi, si aggiornano i gestionali, i modelli vengono sostituiti da versioni nuove, e ogni sostituzione va provata sul lavoro vero.

La domanda giusta da fare prima di firmare è: che cosa comprende il canone? Correzioni, aggiornamento dei modelli, piccole evoluzioni, assistenza agli utenti, controllo dei costi di consumo. E che cosa non comprende: le funzioni nuove sono un’evoluzione, con un perimetro e un prezzo propri.

I costi che non si vedono

• Il tempo delle persone interne: qualche ora alla settimana di chi conosce il processo, per tutta la durata del progetto. È il costo più spesso dimenticato.
• La formazione: chi usa lo strumento deve sapere cosa aspettarsi e come controllare i risultati. È anche ciò che chiede l’AI Act.
• La sistemazione dei dati: spesso il primo beneficio, ma va messa in conto.
• Il cambiamento: un processo che cambia richiede che qualcuno lo accompagni.

Come capire se conviene

Il conto è semplice, e va fatto prima e dopo.

1. Quante volte al mese si svolge il processo, e quanti minuti richiede oggi?
2. Quanto vale un’ora delle persone che lo svolgono?
3. Quanto di quel tempo può essere restituito, realisticamente?
4. Quanto costa il sistema all’anno, tra progetto ripartito, consumo e manutenzione?

Un esempio in ore: un controllo che oggi richiede 12 minuti, fatto 600 volte al mese, sono 120 ore. Se il sistema ne restituisce i due terzi sono 80 ore al mese, quasi mille l’anno: moltiplicate per il costo orario delle persone danno la cifra da confrontare con il costo annuo del sistema.

Il pilota serve esattamente a questo: sostituire la stima del punto 3 con una misura.

Come chiedere un preventivo confrontabile

• Un perimetro scritto: cosa fa il sistema e cosa non fa.
• Un prezzo definito per quel perimetro, non una tariffa oraria aperta.
• Le integrazioni elencate una per una.
• La stima del consumo mensile dei modelli, con le ipotesi di volume.
• Che cosa comprende la manutenzione e quanto costa.
• Di chi sono codice, dati e configurazioni alla fine.
• Come si misura il risultato.

Due preventivi con lo stesso perimetro scritto si confrontano; due cifre senza perimetro no.

Come lavoriamo noi, e gli incentivi

In FT Support non pubblichiamo prezzi né confronti in cifre: ogni progetto si stima sul processo, dopo il primo confronto e la mappa dei processi, cioè i due passi della nostra consulenza AI per aziende. Ogni passo ha perimetro e prezzo definiti prima di iniziare, e nessun preventivo è a ore: lo spieghiamo nel metodo. Il primo confronto è senza impegno e serve proprio a capire se esiste un processo su cui il conto torna.

Una parte della spesa può essere coperta da agevolazioni: le abbiamo raccolte nella guida Incentivi 2026 per software e AI in azienda.