Un CRM su misura con agenti AI al suo interno

Il punto di partenza

Un’azienda che vende servizi informativi in abbonamento ha un ciclo commerciale tutto suo: prove gratuite, offerte costruite da un catalogo con diversi livelli di licenza di borsa, contratti con rinnovi e disdette, rate, utenze del portale da attivare e scadenze da presidiare. Nessun CRM standard lo copriva senza forzature e senza fogli Excel paralleli.

Abbiamo quindi scritto il nostro. E già che c’eravamo, lo abbiamo progettato perché l’intelligenza artificiale ci lavorasse dentro, non accanto.

Cosa abbiamo costruito

Un CRM completo: anagrafiche con controlli fiscali, offerte con PDF multilingue, contratti generati dalle offerte accettate, fatturazione con rate e incassi, utenze del portale con servizi e scadenze, planner commerciale, cruscotti su ricavi, contratti, obiettivi e premi della rete vendita.

Sopra a questo, un assistente AI sempre disponibile in un pannello laterale, che sa in quale schermata ti trovi e quale ruolo hai.

Dove lavora l’AI

• Assistente che spiega o esegue. Alla domanda «come registro un rinnovo?» spiega la procedura e porta alla schermata giusta. Alla richiesta «crea un’offerta per questo cliente» raccoglie i dati, li riepiloga e, dopo la conferma, la prepara in bozza.
• Filtri in italiano. «Clienti lombardi con contratto in scadenza entro due mesi» diventa un filtro vero sull’archivio. Il filtro si salva, si riusa e si condivide. Ogni filtro generato passa da un validatore a lista bianca: solo le tabelle documentate, e per ciascun ruolo solo quelle che gli competono.
• Controlli intelligenti. Prima del salvataggio di un cliente, un’offerta o un contratto, un controllo AI segnala le incongruenze che una regola fissa non coglie, distinguendo errori e avvisi campo per campo.
• Anagrafiche che si compilano da sole. Dalla partita IVA il CRM interroga il servizio europeo VIES, cerca i dati societari sul web e propone i campi compilati, che l’operatore verifica prima di applicare. Al salvataggio di un’azienda dell’Unione con i dati IVA incompleti, il server verifica la partita IVA al VIES, entro otto secondi, e compila il regime IVA; vale anche per i clienti creati dall’assistente AI.
• Ordini in PDF. Dal documento del cliente vengono estratti numero e data dell’ordine d’acquisto e il codice CIG; la conferma scrive le note che il programma di fatturazione elettronica rilegge.
• Analisi commerciale del cliente. Un riepilogo ragionato di come il cliente usa il servizio, utile prima di un rinnovo o di una telefonata.
• Rinnovi da seguire. Le note dei commerciali vengono lette per far emergere i contratti a rischio: disdette annunciate, solleciti, reclami.
• Traduzioni. Notizie, eventi e catalogo dei servizi passano dall’italiano a inglese, francese, spagnolo e tedesco.
• Fiere. Un modulo completo: da qualsiasi elenco di espositori pubblicato online, l’agente scout acquisisce, screma per rilevanza e abbina all’anagrafica; poi priorità, visite dal tablet con coda offline, riassunti delle note. È un caso a sé, disponibile anche come strumento separato.

Come teniamo l’AI sotto controllo

1. Strumenti contati. L’agente dispone di nove strumenti: cinque leggono, tre scrivono, uno è volutamente bloccato e rimanda l’operatore alla procedura guidata.
2. Conferma prima di scrivere. I dati raccolti vengono ripetuti all’utente, che deve approvarli.
3. Tutto nasce in bozza. Un’offerta creata dall’AI è una bozza; un contratto è da confermare.
4. Regole dure in codice. Partite IVA duplicate, gruppi IVA, limiti di sconto per ruolo: decisi da regole scritte, non dal modello. Anche lo split payment è una regola: ogni giorno il server allinea l’esigibilità IVA agli elenchi pubblici del Ministero dell’Economia e dell’Indice delle pubbliche amministrazioni, con un tetto di cambi per giro, un registro e il caricamento a mano degli elenchi; a breve a questi controlli si collegherà un agente AI.
5. Filtri verificati. Le interrogazioni generate dall’AI vengono controllate prima dell’esecuzione e possono solo leggere.
6. Registro. Conversazioni, strumenti usati e controlli restano tracciati.
7. I contratti, non le persone. Le note dei commerciali servono a far emergere i contratti a rischio, non a valutare chi le scrive.

Usiamo modelli diversi per compiti diversi: uno più rapido per la conversazione, i controlli e le traduzioni, uno più potente per le analisi e i filtri complessi.

Cosa significa per la tua azienda

Questo CRM è un caso reale, in produzione, usato ogni giorno da chi vende e amministra. Dimostra tre cose che valgono per qualsiasi gestionale:

• l’AI rende quando conosce il sistema in cui lavora, schermata per schermata;
• la fiducia si costruisce con limiti chiari, non con promesse;
• i risultati arrivano sui compiti ripetitivi: cercare, compilare, controllare, tradurre.

Se hai un gestionale o un CRM a cui vorresti affiancare un collega digitale, parliamone.