Raccolta requisiti e collaudo con un assistente AI

Il punto di partenza

Un cliente privato ci ha chiesto un applicativo su misura per sostituire un foglio di calcolo che usava da oltre dieci anni, con formule stratificate e regole che vivevano nella sua testa. Raccogliere i requisiti con riunioni e mail avrebbe richiesto settimane, e qualcosa si sarebbe perso tra una telefonata e l’altra. Il collaudo di ogni versione, poi, avrebbe prodotto osservazioni sparse, difficili da ordinare e da ritrovare.

Cosa abbiamo costruito

Un’applicazione web con un link personale di sessione. Dietro, un assistente di intelligenza artificiale il cui prompt di sistema viene costruito dai materiali del progetto: la lettera iniziale, le risposte al questionario, la specifica, la descrizione della versione in collaudo, i modelli di calcolo, i quesiti aperti. Le risposte arrivano in streaming, la conversazione resta salvata e si riprende dallo stesso link, quando il cliente vuole. Per chi sviluppa c’è un’area riservata con l’elenco delle conversazioni e il dettaglio di ogni turno, token compresi.

Le tre fasi

1. Raccolta dei requisiti. Nelle prime sessioni l’assistente ha intervistato il cliente, una domanda alla volta, sul punto che la specifica preliminare lasciava aperto, il più delicato del suo modo di lavorare; da quelle conversazioni è nato il capitolo che mancava, entrato nella specifica definitiva, poi firmata.
2. Collaudo delle versioni. A ogni rilascio l’assistente spiega che cosa fa la versione attuale, usando solo il materiale che la descrive, e registra le osservazioni classificandole: bug, comportamento inatteso, richiesta di modifica, domanda, riscontro positivo. Per ciascuna chiede i dettagli che mancano e riformula per conferma.
3. Quesiti mirati. Quando serve una decisione del cliente su un parametro, un caso particolare o un’estensione, l’assistente conduce un’intervista strutturata: la più lunga, sul tema più complesso del progetto, aveva centottanta domande in sedici blocchi, con priorità, salti condizionati ed esempi concreti costruiti apposta.

Come teniamo l’assistente sotto controllo

1. Solo capire. Mai contratto, tempi o costi: le valutazioni spettano alle persone, e l’assistente lo dice.
2. Non inventare. Descrive solo ciò che sta nei materiali; se non sa, lo dichiara e lo segnala a chi sviluppa.
3. Una domanda per messaggio, messaggi brevi, esempi da usare alla lettera, vietato dedurre: le risposte si confermano con le parole del cliente. Sono regole nate dagli errori delle sessioni precedenti, quando l’assistente tendeva a riscrivere esempi e risposte con parole sue e a dedurre ciò che il cliente non aveva detto.
4. Tutto letto da una persona. Le conversazioni le legge chi sviluppa; il materiale chiuso viene archiviato e la base di conoscenza aggiornata prima della sessione successiva.
5. Costi visibili. Il conteggio dei token di ogni turno sta nell’area riservata; il contesto, uguale a ogni turno, resta in cache fra un messaggio e l’altro e non si ripaga per intero.
6. Una nota dell’operatore, invisibile al cliente. Dall’area riservata chi sviluppa può lasciare all’assistente un’indicazione per il turno successivo, senza che il cliente la veda: è il modo di correggere la rotta a metà sessione.

Limiti dichiarati

• la chat mostra testo semplice, senza formattazione;
• senza il passo di archiviazione fatto da una persona, l’assistente ripropone domande già chiuse;
• il cliente, i suoi dati e il suo settore non compaiono in questa pagina: è un progetto riservato, e qui raccontiamo il metodo.

Cosa significa per la tua azienda

Il valore è il metodo: un assistente che ha letto tutto il materiale di un progetto e intervista le persone con regole precise, al loro ritmo, salvando ogni risposta. Vale per i requisiti di un software, per il collaudo con gli utenti, per un questionario ai clienti, per l’inserimento di un nuovo collega. Ne parliamo nel servizio assistenti sul know-how aziendale e nella guida sull’assistente AI per i documenti aziendali. Se hai un progetto in cui le informazioni stanno nella testa di qualcuno, parliamone.