Fatturazione elettronica con letture AI delle note

Il punto di partenza

Ogni mese l’amministrazione emette le fatture dei contratti in corso. In molte devono entrare informazioni che stanno fuori dal contratto: il numero e la data dell’ordine d’acquisto del cliente, il codice CIG per gli enti pubblici e per le aziende che lo richiedono, gli estremi della dichiarazione d’intento di chi acquista senza IVA, gli aumenti di canone concordati. Un dato mancante o sbagliato significa una fattura contestata e un pagamento che slitta.

Queste informazioni stanno nelle note amministrative del cliente, nel CRM: testo libero, scritto da persone diverse in anni diversi, oppure scritto dal CRM stesso in forma canonica quando un ordine viene confermato. Copiarle a mano in molte fatture, ogni mese, è il tipo di lavoro in cui si sbaglia proprio perché è facile.

Cosa abbiamo costruito

Un programma per Windows, a uso interno, che legge i contratti dal CRM, prepara l’elenco delle fatture del mese, genera il file XML nel formato dell’Agenzia delle Entrate e il PDF, li convalida e registra fatture, righe e rate. Ha tre moduli, per le fatture da contratto, per quelle periodiche a condizioni fisse e per quelle libere, e tutti e tre passano dallo stesso generatore XML: una sola regola per i casi particolari dell’IVA (split payment, inversione contabile, operazioni esenti), una sola convalida.

Dove lavora l’AI

Il modello linguistico legge le note di ogni cliente e restituisce campi strutturati, non testo:

• numero e data dell’ordine d’acquisto;
• il codice CIG;
• gli estremi della dichiarazione d’intento, anche quando la nota è la ricevuta telematica dell’Agenzia incollata com’è.

Gli aumenti di canone, che il CRM annota in una forma fissa, li legge una regola, senza AI.

Per la dichiarazione d’intento il numero restituito viene confrontato con le cifre presenti nella nota: se il modello «vede» un numero che nel testo non c’è, la lettura viene scartata. Per ordine e CIG il modello deve restituire «nessun dato» quando nella nota manca l’etichetta, e la persona ha sempre sotto mano la nota originale. Il modello si sceglie da un menù, con l’elenco aggiornato dal fornitore, e all’avvio il programma controlla che sia ancora offerto.

Come teniamo l’AI sotto controllo

1. Letture fallite contate. Errore dell’API, rete assente, risposta senza il formato atteso: la riga viene marcata ed esclusa da «Seleziona tutti», un pulsante mostra la nota originale, l’avviso finale riporta il conteggio e i clienti interessati.
2. La persona decide. L’operatore spunta e conferma ogni fattura; l’AI non emette nulla.
3. Emissione atomica. Per ogni fattura, XML, PDF e registrazioni vengono scritti in un’unica operazione: o tutto o niente. Prima di emettere, il programma rilegge le note del cliente; se sono cambiate dopo la lettura, la riga si ferma e i valori della nota superata vengono tolti, quelli scritti a mano restano.
4. Coordinamento con il CRM. Quando nel CRM si conferma un ordine, il CRM scrive le note in una forma canonica che questo programma rilegge; un ordine senza CIG, mentre un CIG precedente è ancora in uso, accende una riga rossa, «CIG in attesa», finché qualcuno non decide.
5. Prove prima del rilascio. Le ultime modifiche sono passate da un banco di prova su una copia locale dei dati: note modificate fra generazione ed emissione, errori dell’API contati, generazione completa senza scritture non volute.

Limiti dichiarati

• una nota modificata nell’istante fra la rilettura e la registrazione non viene vista;
• l’ordine in formato Word non è leggibile dall’AI: i dati si inseriscono a mano;
• è un programma interno, non un prodotto: è il metodo che si trasferisce, non il software.

Cosa significa per la tua azienda

È l’uso più semplice dell’AI in amministrazione: un compito ripetitivo, un testo libero da trasformare in campi, un controllo che non si salta. Vale per ordini e CIG, ma anche per conferme d’ordine, bolle, mail dei clienti, note dei commerciali. Le regole sono quelle dei nostri agenti che scrivono nel gestionale: l’AI legge e propone, il codice verifica, la persona conferma, e ogni lettura mancata si vede.

Per approfondire: la guida sull’assistente AI per i documenti aziendali e quella su come si collega un agente al gestionale. Se hai un passaggio amministrativo che vive di copia e incolla, parliamone.