Un agente AI che prepara la visita in fiera

Il punto di partenza

Chi vende servizi a un settore industriale va alle fiere di quel settore. Il lavoro comincia prima: scaricare l’elenco degli espositori, capire chi sono, verificare se sono già clienti o lo sono stati, decidere chi visitare e in quale padiglione. Fatto a mano, su centinaia di nomi, costa giorni e si fa male: nomi incompleti, siti non verificati, doppioni dell’anagrafica.

Cosa abbiamo costruito

Un modulo «Fiere» completo dentro il CRM con agenti AI. Funziona con qualsiasi fiera che pubblichi online l’elenco degli espositori, e ha tre modi per caricarli: incollare l’elenco, farlo leggere all’intelligenza artificiale, oppure lasciare che l’agente scout lo ricavi dal sito della fiera.

L’agente scout parte dall’indirizzo del sito, naviga pagine, cornici incorporate e punti dati, usa la ricerca sul web e, per i siti costruiti in JavaScript, un servizio di estrazione del testo. Acquisisce l’elenco degli espositori, con padiglione e stand di ciascuno, e li screma per rilevanza rispetto ai servizi di FT Mercati: interesse, settore, ruolo dell’azienda nella filiera del metallo (produce, utilizza, commercia o recupera, vende macchine e servizi), spunto per la visita.

Un secondo passaggio, «Siti e partita IVA», verifica i siti degli espositori, che è gratuito, e cerca sul web partita IVA e descrizione dell’azienda, che costa e quindi ha un tetto mensile di ricerche e un’impostazione che le spegne. Poi l’abbinamento all’anagrafica del CRM: per partita IVA, per dominio del sito, per nome, con un grado di fiducia che dipende dalla fonte del dato.

In fiera si lavora dal tablet, con una coda che resiste alla rete assente dei padiglioni; prima del colloquio l’AI riassume in cento parole lo storico delle note commerciali del cliente abbinato; le note prese allo stand diventano note del CRM, senza doppioni; i possibili clienti nuovi diventano anagrafiche, e i dati IVA di un’azienda dell’Unione vengono completati al salvataggio con la verifica al VIES.

Un modulo del CRM, e anche uno strumento a sé

Dentro il CRM il modulo condivide tutto: l’anagrafica, le regole IVA e la verifica al VIES, i commerciali e i loro ruoli, l’assistente. Chi ha già un altro gestionale può averlo come strumento a sé: la stessa acquisizione, la stessa scrematura e lo stesso abbinamento, collegati alla sua anagrafica. Le funzioni del modulo, in un elenco:

1. caricamento degli espositori in tre modi: incolla, lettura AI, agente scout dal sito della fiera;
2. padiglione e stand di ogni espositore, con l’organizzazione della fiera acquisita dal sito;
3. scrematura per rilevanza con criteri scritti: interesse, settore, ruolo nella filiera, spunto per la visita;
4. verifica dei siti e ricerca di partita IVA e descrizione, con tetto mensile;
5. abbinamento all’anagrafica per partita IVA, dominio e nome, con grado di fiducia e casi incerti «da verificare»;
6. priorità con filtro a selezione multipla ed eliminazione in blocco;
7. visite dal tablet con coda offline;
8. riassunti AI dello storico delle note CRM di ogni cliente abbinato, per preparare il colloquio; le note prese allo stand entrano nel CRM come note commerciali;
9. possibili clienti nuovi che diventano anagrafiche, con i dati IVA completati al VIES.

Come teniamo l’agente sotto controllo

1. Perimetro e tetti. Per ogni fiera gira un’acquisizione alla volta, e una già in corso non si duplica; le ricerche a pagamento hanno un tetto mensile e un’impostazione che le spegne.
2. Sicurezza del lavoro sul web. Ogni pagina viene scaricata da un client che non può raggiungere indirizzi interni della rete; le espressioni regolari che analizzano i testi sono scritte per non bloccarsi su input ostili.
3. L’abbinamento non fonde nessuna anagrafica. Collega da solo soltanto le corrispondenze sicure, per partita IVA o per dominio verificato; quelle incerte, a cominciare da quelle per nome, restano «da verificare» con la spiegazione del perché, e il commerciale conferma o rifiuta.
4. La persona sceglie chi visitare. Filtro per priorità a selezione multipla, eliminazione in blocco degli espositori che non servono.
5. Le regole dell’anagrafica valgono anche qui. Un possibile cliente dell’Unione nasce senza dati IVA e li riceve al salvataggio della scheda, con la verifica al VIES entro otto secondi.

Limiti dichiarati

• in rari casi l’abbinamento e la sincronizzazione delle visite si sovrappongono e l’avviso «in questa fiera» può risultare impreciso;
• un nome del CRM contenuto in un nome più lungo può essere trattato come la stessa azienda: per questo gli abbinamenti per nome vanno riletti;
• la lingua del catalogo acquisito, italiano o inglese, dipende dal percorso che l’agente ha fatto sul sito.

Cosa significa per la tua azienda

È il primo agente del nostro CRM che esce dal gestionale e va sul web, e vale come modello: un compito preciso, un perimetro, tetti di spesa, verifiche sui dati trovati, una persona che decide. Lo stesso schema serve per qualificare i fornitori, per aggiornare le anagrafiche dai siti, per preparare un giro di visite; e il modulo Fiere si può avere anche da solo, collegato all’anagrafica che l’azienda usa già. Ne parliamo nella guida agenti AI: che cosa sono e in quella sul CRM con intelligenza artificiale. Se la tua rete vendita prepara le fiere con il copia e incolla, parliamone.