ChatGPT, Copilot e Claude: usare l'AI in azienda

Posso far usare ChatGPT ai miei collaboratori?

Sì, e in molte aziende succede già, con o senza permesso. Nel 2025 l’84% delle grandi aziende italiane ha acquistato licenze di almeno uno strumento di intelligenza artificiale (IA) generativa, soprattutto Microsoft Copilot, ChatGPT Plus e Gemini Advanced, cioè in buona parte piani personali; tra le piccole e medie imprese il 9% usa strumenti a pagamento e un altro 9% strumenti gratuiti (Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano, febbraio 2026). Il 34% dei lavoratori italiani usa strumenti di AI non promossi dalla propria organizzazione (Osservatorio HR Innovation Practice, maggio 2026). Secondo Eurostat, nel 2025 il 16,4% delle imprese italiane con almeno dieci addetti usava almeno una tecnologia di IA, il doppio dell’anno prima; il 6,2% usava AI generativa di linguaggio (era il 3,7% nel 2024), una su venti tra quelle con 10-49 addetti; nella metallurgia e nei prodotti in metallo la quota è ferma poco sopra il 2%, mentre la media europea del settore è più che raddoppiata.

La risposta pubblica più chiara è quella del Ministero del Lavoro: le Linee guida sull’IA nel mondo del lavoro (dicembre 2025, non vincolanti) hanno un vademecum per le PMI sull’uso consapevole dell’AI generativa che dice di preferire le versioni professionali o aziendali, di disattivare negli account personali l’opzione che usa i dati per migliorare il modello, di non caricare contenuti riservati senza garanzie, di formare il personale e di darsi regole interne. La Commissione europea, alla domanda se un’azienda i cui dipendenti usano ChatGPT per scrivere testi o tradurre debba rispettare l’articolo 4 dell’AI Act, risponde di sì: vanno informati sui rischi specifici, per esempio le allucinazioni.

Vietare non funziona. Un divieto senza alternativa sposta l’uso sugli account personali e sul telefono, dove l’azienda non vede nulla: è la shadow AI. Le condizioni per dire di sì sono tre: account aziendali, regole d’uso scritte, una formazione breve. Il resto di questa guida spiega come.

Versione personale o aziendale: che cosa cambia davvero

Quattro cose: se i contenuti addestrano i modelli, chi amministra gli account, dove stanno i dati e che cosa dice il contratto. Il confronto qui sotto è a criteri uguali, senza prezzi: la cifra dipende dal numero di persone e dal piano, ed è materia di preventivo.

Criterio	ChatGPT (OpenAI)	Microsoft Copilot	Claude (Anthropic)	Gemini (Google)
Versioni personali	Free, Go, Plus, Pro	Copilot con account Microsoft personale	Free, Pro, Max	App Gemini
Versioni per l’azienda	Business (fino all’agosto 2025 «Team»), Enterprise, Edu; API a parte	Copilot Chat con account di lavoro (incluso nelle licenze Microsoft 365 idonee); Microsoft 365 Copilot, licenza aggiuntiva	Team ed Enterprise («Claude for Work»); API; disponibile anche tramite Microsoft 365, Amazon Bedrock, Google Cloud e Microsoft Foundry	Gemini in Google Workspace («Gemini Enterprise – Business edition»)
Addestramento con la versione personale	Sì, finché non si spegne «Migliora il modello per tutti»	Sì: le FAQ sulla privacy di Copilot dicono che conversazioni, immagini e file caricati possono addestrare i modelli, salvo rifiuto in Impostazioni, Privacy	Dal 28 agosto 2025 lo sceglie l’utente: 5 anni di conservazione se sì, 30 giorni se no	Sì, con «Salva l’attività» acceso, con revisori umani
Addestramento con la versione aziendale	No per impostazione predefinita	No: richieste, risposte e dati del tenant non addestrano i modelli	No: lo escludono le condizioni commerciali	No fuori dal dominio senza permesso
Dove stanno i dati per un cliente europeo	Residenza in Europa per Enterprise, Edu e API idonei; Business non è tra i piani ammessi	EU Data Boundary per i tenant europei, salvo ricerche sul web e modelli di Anthropic	Archiviazione negli Stati Uniti; in Europa tramite Bedrock o Google Cloud	Regioni dei dati in alcune edizioni
Conservazione	Chat cancellate eliminate entro 30 giorni; in Enterprise la decide l’amministratore	Con gli altri contenuti Microsoft 365, con i criteri di conservazione di Purview	Team ed Enterprise: a tempo indeterminato, salvo un periodo personalizzato impostato in Enterprise (minimo 30 giorni); chat cancellate eliminate entro 30 giorni; API 30 giorni	3, 18 o 36 mesi a scelta dell’amministratore, 18 per impostazione predefinita
Accesso aziendale, amministrazione, registri	SSO in Business; SSO, SCIM e registri di conformità in Enterprise	Account Microsoft Entra, ruolo di amministratore AI, registri di audit in Purview	SSO, SCIM, registro di audit e API di conformità in Enterprise	Console di amministrazione di Workspace
Contratto sul trattamento dei dati e certificazioni dichiarate	Sì, su richiesta, per Business, Enterprise e API; SOC 2	Sì: lo stesso DPA della posta e dei file in Microsoft 365; ISO 27001, ISO 42001	Sì, incorporato nelle condizioni commerciali; ISO 27001, ISO 42001, SOC 2	Sì, con le condizioni di Workspace; ISO 42001

Due parole sul linguaggio dei fornitori. Le pagine commerciali scrivono «i tuoi dati non vengono mai usati per addestrare i modelli»; le pagine legali scrivono «per impostazione predefinita». Vale la seconda: in ChatGPT, per esempio, un giudizio dato con il pollice su o giù fa usare l’intera conversazione anche quando l’addestramento è spento. Il contratto sul trattamento dei dati (DPA) è il documento che trasforma le promesse in impegni: esiste nei piani aziendali e non in quelli personali, ed è il primo da chiedere.

ChatGPT, Copilot, Claude e Gemini: due righe ciascuno

• ChatGPT è l’assistente di OpenAI. Nelle versioni per le organizzazioni (Business, Enterprise, Edu) gli amministratori gestiscono utenti e accessi e abilitano i collegamenti ai dati aziendali: progetti, GPT personalizzati, app collegate (fino all’autunno 2026 «connettori») e il plugin «Company Knowledge», disponibile dall’ottobre 2025, che risponde sulle fonti collegate rispettando i permessi di ciascuno e con citazioni. Il piano Business si attiva da soli con almeno due postazioni e include l’accesso con identità aziendale; Enterprise si acquista con un contratto e aggiunge il controllo centralizzato degli utenti, dei modelli e degli strumenti e una piattaforma di registri per le verifiche di conformità.
• Microsoft Copilot (fino all’autunno 2026 «Microsoft 365 Copilot») sono tre cose con lo stesso nome: Copilot con account personale, un prodotto per consumatori; Copilot Chat con l’account di lavoro, incluso nelle licenze Microsoft 365 idonee, che usa soprattutto i dati del web e i file allegati; Microsoft 365 Copilot, licenza aggiuntiva in due livelli, che nella versione completa lavora dentro Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams con i dati del tenant letti tramite Microsoft Graph. Mostra solo i contenuti su cui la persona ha già almeno il permesso di lettura: il rischio è una condivisione interna troppo larga in SharePoint, non Copilot. Dentro Copilot possono lavorare anche modelli di Anthropic, come subfornitore di Microsoft: per i clienti europei sono disattivati per impostazione predefinita.
• Claude è l’assistente di Anthropic. I piani Team ed Enterprise danno un’area di lavoro amministrata; Enterprise aggiunge accesso con identità aziendale, gestione automatica degli utenti, registro di audit, conservazione personalizzata e ruoli. Si usa anche dentro Microsoft 365 e tramite i cloud: Amazon Bedrock, Google Cloud e Microsoft Foundry. Per i clienti europei il punto da sapere è che i dati sono archiviati negli Stati Uniti: Claude in Europa si usa tramite Bedrock o Google Cloud.
• Gemini è l’assistente di Google. Con l’account personale è l’app Gemini; con Google Workspace lavora dentro Gmail, Documenti e Fogli con i contenuti del dominio, che non vengono usati per addestrare i modelli fuori dal dominio senza permesso, e l’amministratore decide se e per quanto conservare le conversazioni.

Le versioni personali hanno un’altra differenza: le condizioni d’uso. Claude richiede diciotto anni; ChatGPT almeno tredici e, sotto i diciotto, l’autorizzazione dei genitori o del tutore. Le condizioni europee di ChatGPT chiariscono che l’utente possiede ciò che produce, ma che i risultati «possono non essere sempre accurati», e vietano di presentare come scritto da una persona un testo generato. Sono clausole che una regola d’uso aziendale deve ripetere.

Le impostazioni del primo giorno

Negli account personali, se per un periodo restano in uso:

• ChatGPT: Impostazioni, Controlli dei dati (Data controls), «Migliora il modello per tutti» (Improve the model for everyone) spento, oppure «Non addestrare sui miei contenuti» (Do not train on my content) nel portale della privacy di OpenAI; le chat temporanee non addestrano i modelli ma restano fino a 30 giorni.
• Claude: la scelta sull’addestramento, chiesta a tutti gli utenti dal 28 agosto 2025, si rivede in Impostazioni, Privacy (Privacy Settings); con la scelta negativa la conservazione resta di 30 giorni.
• Gemini: «Salva l’attività» (Keep Activity; in alcune schermate «Conserva attività») spento, altrimenti una parte delle chat viene letta da revisori umani; con l’impostazione spenta le chat future restano 72 ore.
• Copilot con account personale: le FAQ sulla privacy di Copilot dicono che conversazioni, immagini e file caricati possono addestrare i modelli, salvo rifiuto, e che gli account di lavoro sono esclusi, come Copilot usato dentro Word o Excel con un abbonamento Personal o Family. L’interruttore è in Impostazioni, Privacy: la pagina italiana di Microsoft lo chiama «Formazione sulle attività di conversazione», ma lo descrive per la versione dell’app precedente all’agosto 2026; per la versione nuova le pagine ufficiali non lo documentano ancora, quindi va cercato lì e, se manca, chiesto a Microsoft. Resta comunque un prodotto diverso da quello aziendale e fuori dal contratto: per lavoro si usa l’account di lavoro.

Nei piani aziendali, il giorno dell’attivazione:

1. Accesso con l’identità aziendale (single sign-on): in Microsoft 365 è l’account di lavoro già esistente; ChatGPT Business lo include; Claude Enterprise lo aggiunge con la creazione automatica degli utenti. Così gli accessi si tolgono da un solo posto quando una persona lascia l’azienda.
2. Chi amministra. Un nome, con un ruolo a privilegio minimo: in Microsoft 365 esiste il ruolo di amministratore dell’AI, distinto dall’amministratore globale.
3. La conservazione. Quanto restano conversazioni e file: in Microsoft 365 con i criteri di Purview, in Workspace con la scelta dell’amministratore, in Claude Enterprise con la conservazione personalizzata, in ChatGPT Enterprise con le impostazioni dell’area di lavoro.
4. I registri. Ogni interazione con Copilot genera un record di audit in Purview; ChatGPT Enterprise ha una piattaforma di registri per le verifiche; Claude Enterprise un registro di audit e un’API di conformità. Servono quando qualcosa va storto, e per dimostrare che le regole funzionano.
5. Connettori e agenti. Quali fonti interne l’assistente può leggere e quali agenti possono agire: li autorizza l’amministratore, uno per uno, non le persone.
6. La residenza dei dati, se conta: Enterprise o API per OpenAI, tenant europeo per Microsoft, Bedrock o Google Cloud per Claude, edizione con regioni per Workspace.

Che cosa non si incolla mai

Il vademecum del Ministero del Lavoro elenca gli usi rischiosi «in assenza di adeguate garanzie tecniche e contrattuali»: contratti e fatture; curriculum e dati dei dipendenti, stipendi, valutazioni, note disciplinari; listini, preventivi, strategie commerciali, analisi dei margini e piani di vendita, gare e trattative; documenti tecnici, schemi progettuali, codice, prototipi, bozze di brevetti; materiali coperti da accordi di riservatezza; decisioni automatizzate senza supervisione; contenuti a valore legale. In un’azienda manifatturiera sono le cose di tutti i giorni: l’offerta con i margini, il disegno ricevuto dal cliente, il certificato di collaudo, il listino con i premi sul metallo, la distinta base.

Le ragioni sono due, oltre al buon senso.

• Il segreto commerciale. Il Codice della proprietà industriale tutela le informazioni aziendali segrete, con valore economico e sottoposte a «misure da ritenersi ragionevolmente adeguate a mantenerle segrete» (articolo 98). Incollare un listino o un disegno in un account personale che può usarli per l’addestramento rischia di far mancare proprio quel requisito. Regole scritte, versione aziendale e formazione sono anche le misure che conservano la tutela.
• I dati personali. Con i piani aziendali il fornitore tratta i dati per conto dell’azienda, in base al contratto sul trattamento; con gli account personali li tratta anche per fini propri, come l’addestramento o la pubblicità. I dati personali di clienti e dipendenti, quindi, non entrano in un account personale, e in uno aziendale entrano solo se servono, con l’informativa aggiornata.

Un buon elenco di controllo è quello delle domande che il Garante ha posto a DeepSeek nel gennaio 2025 prima di bloccarlo: quali dati raccoglie, da quali fonti, per quali finalità, con quale base giuridica, dove sono i server, che cosa usa per l’addestramento. Sono le stesse da fare a qualunque strumento, prima di attivarlo. Chi deve lavorare su un documento delicato toglie nomi, importi e riferimenti prima di incollarlo: di solito la domanda si può fare lo stesso.

Gli obblighi che valgono anche con uno strumento pronto

• Chi li usa è deployer. Nel linguaggio dell’AI Act l’azienda che mette ChatGPT, Copilot o Claude a disposizione dei collaboratori è il deployer, in italiano l’utilizzatore; il fornitore è OpenAI, Microsoft, Anthropic o Google. Il singolo che usa un assistente a casa per sé no.
• Alfabetizzazione (articolo 4). Fornitori e deployer «adottano misure volte a sostenere» l’alfabetizzazione del personale, tenendo conto delle conoscenze, dell’esperienza e del contesto d’uso; non è richiesto un livello, un corso o un attestato. La Commissione precisa che vale anche per chi usa ChatGPT per testi e traduzioni. Che cosa fare in pratica è nella guida Formazione AI obbligatoria: cosa chiede l’AI Act.
• Trasparenza (articolo 50), dal 2 agosto 2026. Un chatbot verso i clienti deve far capire che si parla con una macchina; chi genera o manipola immagini, audio o video realistici (deep fake) lo dice; chi pubblica testi generati per informare il pubblico su questioni di interesse pubblico lo dichiara, salvo revisione umana con responsabilità editoriale. Per come è scritto l’articolo, una newsletter o un’offerta scritte con un assistente e riviste da una persona non rientrano nell’obbligo. La marcatura automatica dei contenuti generati spetta ai fornitori, che per i sistemi già sul mercato devono adeguarsi entro il 2 dicembre 2026; Anthropic, per esempio, dichiara di marcare i testi con una filigrana invisibile e i file con le credenziali di contenuto C2PA.
• Alto rischio. Gli obblighi del deployer di sistemi ad alto rischio (articolo 26) non riguardano un assistente usato per scrivere e riassumere; scattano, dal 2 dicembre 2027, se lo strumento viene usato per esempio per selezionare o valutare i lavoratori; e chi adatta a quello scopo un assistente generico si assume anche gli obblighi del fornitore (articolo 25). I livelli di rischio sono nel glossario.
• Informativa ai lavoratori. La legge 132/2025 (articolo 11) rimanda all’articolo 1-bis del decreto legislativo 152/1997, che riguarda i sistemi decisionali o di monitoraggio «integralmente automatizzati»: non un assistente di scrittura. Dal 23 ottobre 2026 il decreto legislativo 179/2026 aggiunge che le decisioni finali su assunzione, modifica o cessazione del rapporto, i provvedimenti disciplinari e le valutazioni non possono essere prese solo da un sistema automatizzato, pena la nullità, e che i sistemi di AI che incidono su organizzazione, ritmi o sicurezza del lavoro entrano nella valutazione dei rischi, con informazione e formazione sui rischi specifici.
• Chi controlla in Italia. In Italia l’autorità di vigilanza sui sistemi di AI è l’Agenzia per la cybersicurezza nazionale, designata dalla legge 132/2025; dal 23 ottobre 2026 il decreto legislativo 179/2026 le dà poteri e multe: le multe seguono quelle dell’AI Act, con il valore più basso per le PMI; per l’alfabetizzazione non è prevista una multa, per la trasparenza sì; per le violazioni lievi l’autorità può limitarsi a ordinare di rimediare entro un termine.
• Il Garante e i fornitori. Nel marzo 2023 il Garante ha bloccato temporaneamente ChatGPT; nel dicembre 2024 ha adottato un provvedimento correttivo e sanzionatorio verso OpenAI; nel marzo 2026 il Tribunale di Roma ha accolto l’opposizione di OpenAI e l’Autorità ha rimosso temporaneamente il provvedimento dal proprio sito; nel gennaio 2025 ha bloccato DeepSeek; nell’aprile 2025 ha ricordato che il diritto di opporsi all’uso dei propri dati per l’addestramento si può esercitare anche verso altri fornitori, come OpenAI, DeepSeek e Google. Per un’azienda la lezione è una: le domande dell’Autorità sui dati sono le stesse da fare prima di scegliere uno strumento.

Le regole minime in una pagina

Le otto domande che il vademecum del Ministero del Lavoro suggerisce di farsi prima di caricare qualsiasi contenuto, trasformate in regole. Come scrivere il documento intero, con un esempio, è nella guida Policy AI aziendale: regole d’uso ed esempio.

Tre cose dicono se le regole funzionano: un registro interno delle attività svolte con l’AI, che il vademecum consiglia; i registri di audit degli strumenti aziendali, da usare per la sicurezza e per ricostruire un errore, non per sorvegliare le persone, perché valgono le regole sui controlli a distanza (articolo 4 dello Statuto dei lavoratori: prima si sente il consulente del lavoro); una revisione umana degli output, scelta a campione, ogni tanto.

Quando uno strumento pronto non basta

Un assistente generico risponde con ciò che sa e con ciò che gli viene incollato. Quando servono risposte sui documenti dell’azienda, con la fonte citata, il passo successivo è un assistente sul know-how aziendale costruito sui propri archivi; quando serve che l’AI faccia qualcosa nel gestionale, sono gli agenti AI, con regole scritte e conferme; quando i dati non possono uscire dall’azienda, la scelta tra cloud e locale va fatta prima. Nei primi due casi i modelli di OpenAI, Anthropic, Google o Microsoft restano in uso, attraverso le API e con un contratto aziendale; nel terzo si passa a modelli a pesi aperti installati in azienda. In tutti cambia chi tiene il controllo dei dati e delle azioni.

Come lavoriamo noi

Nelle aziende che seguiamo partiamo dagli strumenti che le persone usano già: li mettiamo in elenco con un account aziendale, scriviamo le regole d’uso con chi guida l’azienda e facciamo l’incontro di formazione, che vale anche come misura per l’alfabetizzazione dell’AI Act. Le stesse regole le applichiamo ai sistemi che costruiamo, per noi e per i clienti. Quando lo strumento pronto non basta, il passo dopo è nella pagina della consulenza AI per aziende.